Artigo escrito por Teresa Gaspar e Fátima Mendes (CML/DMEI e Future of Work Lisboa) a convite da toyno®
A importância de se testar um piloto que envolvesse a adoção do trabalho remoto surgiu no Município de Lisboa (CML), ainda antes do início da pandemia, pelas mãos da Direção Municipal de Economia e Inovação (DMEI).
O projeto piloto de Investigação-Ação no domínio da maturidade digital e do trabalho remoto Lisboa Go Remote – com início em maio de 2020, resultou de um trabalho conjunto ao longo de um ano, entre a Iniciativa Future of Work Lisboa, da CML, e a Future.Works.
Como estamos? Como queremos ser? O que precisamos de mudar?
Estas foram as questões mote que possibilitaram a construção de um processo co-criativo dentro da CML/DMEI que permitiu projetar o futuro, pensando o presente.
Com que objetivos?
- Testar a aplicabilidade do modelo na CML-DMEI, enquanto piloto.
- Replicar o modelo validado.
- Desenvolver orientações estratégicas nesta matéria.
Qual a metodologia utilizada? Como envolver as partes interessadas?
Numa fase inicial foi aplicado um inquérito de diagnóstico a todos os trabalhadores e trabalhadoras e elaboradas entrevistas a líderes de equipas e a stakeholders relevantes.
O evento de cocriação surgiu numa segunda fase e teve uma particular importância, no envolvimento da liderança e elementos-chave, na reflexão e análise da realidade (já em pandemia);
Que insights?
Este projeto demonstrou que o envolvimento do talento da CML/DMEI, bem como a abertura ao exterior contribuem significativamente para o processo de transformação organizacional, mas para que esta transformação aconteça é necessário criarem-se condições favoráveis para aumentar a agilidade da tomada de decisões e performance das equipas, recetividade à mudança e um plano de transformação que procure adaptar-se ao contexto interno e externo.
Do projeto, foram identificadas quatro dimensões sobre as quais a organização deveria atuar, para potencializar o trabalho remoto:
Infraestrutura e ferramentas
Reforço dos equipamentos; ergonomia; formação; ferramentas colaborativas e suporte.
Colaboradores e organização
Promoção da literacia digital; liderança; comunicação e flexibilização
Regras e Normas
Otimização da etiqueta digital; adoção de boas práticas; definição de responsabilidades; normalização dos meios de comunicação
Criação de equipa de transformação digital e trabalho remoto;
Aposta nas metodologias cocriativas; reforço da confiança e segurança psicológica; coesão organizacional; medição da performance
Deste trabalho resultou:
- O Guia de Recomendações Estratégicas para o Digital e Trabalho Remoto
- A apresentação pública do Guia de Recomendações Estratégicas para o Digital e Trabalho Remoto
- Uma framework para implementação e gestão de recomendações estratégicas
- Uma infografia que apresenta os eixos estruturais de atuação e as medidas a adotar, no sentido de fornecer respostas às necessidades identificadas e aos desafios desta nova realidade.
O que já sabemos:
A CML/DMEI encontrava-se num estágio de maturidade digital e remoto inicial com substancial margem de progressão no seu caminho para se transformar e em simultâneo transformar Lisboa.
A evolução da organização deve ser encarada de forma holística, englobando outros eixos de ação que extravasam o trabalho remoto, em sentido mais estrito, mas que com este se entrecruzam, como os espaços de trabalho, a cultura organizacional, as regras e normas, infraestruturas, etc.
Os eixos e estratégias de ação decorrentes do estudo traduzem as necessidades específicas da equipa visada no piloto realizado. Porém, a metodologia afigura-se como válida e passível de ser replicada em qualquer organismo que ambicione envolver o capital humano nos processos de adaptação e transformação organizacional e abrir-se ao exterior num processo de aprendizagem e coconstrução de futuros possíveis.